Działania online jeszcze nigdy nie były tak potrzebne biznesowi, jak teraz. Firmy, działające do tej pory w tradycyjnych modelach biznesowych, szukają innych możliwości w związku z zaistniałą sytuacją. Jak będzie wyglądał nasz świat za kilka miesięcy? Jak sytuacja wpłynie na kondycję gospodarki? Na ten temat można rozmawiać i spekulować bardzo długo. To, co można zrobić już teraz to szybka adaptacja do nowych warunków pracy zdalnej. Jak odnaleźć się w rzeczywistości, w której taka forma pracy to dla nas nowość?

Dla efektywnej realizacji zadań i projektów potrzebne jest połączenie odpowiedniego planowania z realizacją planu. Są to dwa kluczowe elementy właściwej organizacji pracy, które nierozerwalnie łączą się ze sobą. Bez odpowiedniego planowania nie jesteśmy w stanie właściwie realizować celów, a bez realizacji… cóż nawet najlepszy plan nie pomoże, jeżeli nie weźmiemy się za działanie.

Sprawdź, co zrobić, aby poprawić swoją efektywność w tych obszarach i ułatwić sobie życie.

Założenie firmy zdalnie

Planowanie

Organizację pracy warto zacząć od odpowiedniego planowania. Poniżej przedstawiamy poszczególne kroki, które pomogą Ci zapanować nad harmonogramem Twojej pracy zdalnej. Do planowania można użyć tradycyjnych metod. Świetnie sprawdza się kartka i długopis, ale można też przetestować i wybrać najbardziej dopasowane do naszych potrzeb narzędzie do planowania. Asana, Trello, czy Nozbe to jedne z najpopularniejszych aplikacji do organizacji pracy, w których z powodzeniem rozpiszesz projekty, podzielisz je na listy zadań i przypiszesz odpowiedzialności, jeżeli pracujesz w zespole.

Rozpisz projekty

Wypisz wszystkie duże projekty, które chcesz zrealizować w najbliższym czasie, pracując z domu. Postawienie sklepu internetowego, stworzenie produktu, dopracowanie oferty – to wszystko duże projekty, które wymagają czasu i często ciągną się dniami, albo nawet tygodniami.

Małe kroki

Każdy z projektów rozpisz na czynniki pierwsze, proste zadania jak, np: Wysłanie maila, zadzwonienie do specjalisty od e-commerce, czy przygotowanie wersji roboczej oferty. Zadania powinny być proste, a ich wykonanie nie powinno zająć Ci dużo czasu.

Wrzuć zadania w kalendarz

Dzięki rozpisaniu poszczególnych zadań w kalendarzu, możesz spojrzeć na swój plan z lotu ptaka, przeanalizować go i określić tym samym kolejność wykonywanych działań. Pamiętaj o tym, by zostawić sobie bufor czasowy na niespodziewane zadania, które pojawią się w Twoim planie. Planuj mniej więcej 60% swojego czasu, czyli z 8 godzinnego dnia pracy zaplanuj 5 godzin, a pozostałe 3 zostaw na niespodziewane zdarzenia.

Dostosuj plan do rzeczywistości

Zmiana planu to nie koniec świata. Doszedł nowy projekt? Okazuje się, że zwiększyła się liczba zadań, w porównaniu tym, co było wcześniej szacowane? Harmonogram ma Tobie służyć i pomagać Ci w realizowaniu Twoich celów, dla tego zmieniaj go w razie potrzeby.

Realizacja planu

Teraz czas na realizację planu! Zapomnij o tym, żeby szukać motywacji do zrobienia czegoś, kiedy bardzo, ale to bardzo Ci się nie chce. Podczas pracy zdalnej istnieje duża pokusa szukania takiej motywacji w internecie, czy mediach społecznościowych. Pamiętaj, że praca w domu może być równie efektywna jak praca w biurze i tylko od Ciebie zależy, jak będzie ona wyglądać. Podczas pracy zdalnej jedyną osobą, która może Ci przeszkadzać w wykonaniu obowiązków jesteś Ty sam.

Zacznij od listy zadań

Zajrzyj do kalendarza i sprawdź jakie zadania Cię dziś czekają. Czy coś się zmieniło? Być może musisz zweryfikować swój plan. Stwórz listę zadań na ten dzień, biorąc pod uwagę dwa poniższe punkty.

Wyznacz priorytety

Wyznacz 3 najważniejsze zadania, które musisz zrobić tego dnia, choćby się waliło i paliło. Zacznij swój dzień pracy, właśnie od tych zadań. Jeżeli wykonasz je rano, jest większa szansa na to, że w ogóle je zrealizujesz. Doskonale wiesz, że życie jest nieprzewidywalne i w każdej chwili może wydarzyć się coś, co wywróci Twój dzień do góry nogami. Wyznacz sobie priorytety, a będziesz mieć pewność, że najważniejsze zadania zostaną zrealizowane.

Ustal kolejność zadań

Masz już listę zadań, a teraz poświęć chwilę, żeby zdecydować w jakiej kolejności wykonasz zadania. Oczywiście, na pierwszy ogień idą Twoje priorytety. Ale które najpierw? Co zrobisz potem? Będzie Ci zdecydowanie łatwiej rozpoczynać pewne czynności, jeżeli wiesz, że po skończeniu jednej, zabierasz się od razu za drugą. Nie tracisz czasu, nie zastanawiasz się czym zająć się teraz, tylko pracujesz dalej.

Pracuj w blokach czasowych

W ostatnim czasie, kiedy co chwilę jesteśmy atakowani przez liczne powiadomienia, coraz trudniej przychodzi nam się skupić i skoncetrować na zadaniach, które sobie zaplanowaliśmy. Zwłaszcza podczas pracy zdalnej, pracując w zaciszu własnego domu, nie trudno o atmosferę rozluźnienia. Wszystko może oderwać nas od pracy. Z pomocą może przyjść metoda znana już w latach 80 – technika pomodoro. Sposób ten polega na wytężonej pracy nad konkretnym zadaniem przez 25 minut, potem następuje 5 minut przerwy. Taki cykl powtarzamy 4 razy i wtedy możemy zrobić sobie dłuższą 20 minutową przerwę. Czas odmierzamy za pomocą telefonu, specjalnej aplikacji, albo tak jak twórca tej metody za pomocą timera kuchennego w kształcie pomidora. Technika ta pomaga w skutecznej walce z rozpraszaczami i w koncentracji na danym zadaniu.

Śledź realizację planu

Sprawdzaj na bieżąco, które zadania sprawiają Ci największy problem, które Ci nie wychodzą, jakie zadania odkładasz. Zmieniaj plan, dostosowuj go pod siebie. Być może są zadania, które łatwiej jest Ci wykonywać rano? Albo wieczorem, bo to właśnie wtedy masz najwięcej kreatywnych pomysłów? Obserwuj siebie i wdrażaj zmiany, by Twoja praca z dnia na dzień stawała się bardziej efektywna.

Zadbaj o siebie

Nikt z nas nie jest maszyną! Aby z sukcesem realizować nasze postanowienia i pracować nad projektami potrzebujemy mieć na to siłę! Brak snu, czy uczucie głodu, stres skutecznie zmniejszają naszą koncentrację. A wtedy łatwo możemy ulec pokusie odłożenia wykonania zadania na kiedy indziej i opóźnić wykonanie projektu.

Wsparcie grupy

Pracując zdalnie, pracujesz sam. Wtedy nie trudno o poczucie zwątpienia i rezygnację. Każdy ma takie momenty. Warto poszukać wtedy wsparcia osób, które znajdują się w tej samej sytuacji do Ty. Poszukaj grup, czy mastermindów biznesowych, w których będziecie pracować nad podobnymi celami. Warto też skonsultować się wtedy z osobą bardziej doświadczoną i u niej poszukać mentalnego wsparcia dla naszej pracy.

Nie czekaj na motywację, tylko działaj! Pracujmy na pełnych obrotach, nawet jeżeli zmieniła się nasza sytuacja i musimy dostosować się do nowej rzeczywistości. Wierzymy, że przedstawione powyżej wskazówki pomogą w skutecznym zaplanowaniu i realizacji celów. Efektywna praca polega na codziennej realizacji zadań, niezależnie od tego, czy pracujemy w domu, czy biurze, czy w danej chwili mamy motywację do pracy, czy nie. Jesteśmy przekonani, że takie myślenie zaprowadzi Cię prosto do osiągnięcia wymarzonego celu.